Pasos para comenzar
Sigue esta guía para configurar y administrar tu organización
Configuración inicial de la organización
Regístrate y configura tu organización en pocos pasos.
- Accede al formulario de registro
- Completa tus datos personales: nombre, apellidos, correo electrónico y contraseña segura
- Introduce el nombre de tu organización que aparecerá en toda la plataforma
- Selecciona el tipo de organización: empresa, autónomo o profesional
- Añade el número de teléfono de contacto de la organización (opcional)
- Si dispones de un cupón de descuento, introdúcelo y haz clic en 'Aplicar' para validarlo y obtener tu descuento
- Acepta los términos y condiciones de uso de la plataforma
- Completa el captcha de seguridad y haz clic en 'Registrarse'
- Recibirás un email de verificación en tu bandeja de entrada: revisa tu correo (también la carpeta de spam) y haz clic en el enlace de confirmación para activar tu cuenta
- Inicia sesión con tus credenciales
- Accede a 'Configuración de organización' para personalizar el color de marca, idioma e información de facturación. Si aplicaste un cupón, lo verás reflejado en esta sección
Gestionar usuarios de la organización
Añade y gestiona a los miembros de tu organización.
- Accede a la sección 'Usuarios' desde el menú lateral
- Haz clic en el botón '+ Invitar usuario' en la parte superior derecha
- Introduce el correo electrónico del usuario que deseas invitar
- Asigna un rol: Usuario (empleado), Admin (administrador) o Representante
- El usuario recibirá un correo de invitación con un enlace para configurar su cuenta
- Una vez aceptada la invitación, el usuario aparecerá en la lista de usuarios activos
- Puedes editar la información del usuario, cambiar su rol o desactivar su cuenta desde la lista
- Los usuarios desactivados no podrán acceder al sistema pero sus datos históricos se conservan
Invitar usuario
Enviar una invitación para unirse a Mi Organización
Se enviará un correo electrónico al usuario con un enlace de invitación a la organización. Deberá completar su registro configurando su contraseña y añadiendo sus datos personales como su DNI/NIE.
Configurar horarios de trabajo
Define los horarios de trabajo de tu equipo.
- Accede a la sección 'Horarios' desde el menú lateral
- Haz clic en '+ Crear horario' para definir un nuevo horario de trabajo
- Asigna un nombre descriptivo al horario (ej: 'Turno mañana', 'Jornada intensiva')
- Configura cada día de la semana: marca días laborables y días de descanso
- Para cada día laborable, establece la hora de entrada y hora de salida esperadas
- Define los descansos obligatorios (nombre, hora inicio, hora fin y si cuentan como trabajo)
- Establece márgenes de tolerancia para entrada y salida (ej: 15 minutos)
- Asigna el horario a los usuarios correspondientes indicando fecha de inicio de vigencia
- Los usuarios verán su horario asignado y el sistema lo comparará con sus fichajes reales
Crear horario
Define un horario de trabajo con sus descansos
:(24h)
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Gestionar proyectos (opcional)
Organiza el trabajo de tu equipo por proyectos si tu organización lo necesita.
- Accede a la sección 'Proyectos' desde el menú lateral
- Haz clic en '+ Crear proyecto' para añadir un nuevo proyecto o ubicación de trabajo
- Introduce el nombre del proyecto y una descripción breve
- Asigna un administrador del proyecto: puede ser cualquier usuario de la organización
- El administrador del proyecto recibirá las notificaciones de solicitudes relacionadas con ese proyecto
- Indica la dirección física del proyecto si los empleados trabajan en esa ubicación
- Haz clic en 'Gestionar' para asignar usuarios al proyecto
- Los usuarios asignados verán el proyecto como opción al fichar entrada/salida
Crear proyecto
Supervisar fichajes
Supervisa y gestiona los fichajes de todos los usuarios.
- Accede a la sección 'Fichajes' desde el menú lateral
- Haz clic en la pestaña 'Jornadas' para ver el resumen diario de fichajes
- Como administrador, el filtro se muestra abierto con todos los usuarios seleccionados y la fecha de hoy
- Usa el selector de usuarios con buscador para encontrar empleados por nombre o email
- Puedes seleccionar múltiples usuarios para comparar sus jornadas
- Utiliza los filtros rápidos: Hoy, Esta semana, Este mes o Mes pasado
- Cada jornada muestra: fecha, usuario, horas trabajadas, descansos, diferencias con horario esperado y estados
- Las jornadas con fichajes activos muestran el estado 'En curso' en color cyan (no se marcan como ausencia)
- Los indicadores superiores (horas reales, diferencia, no categorizadas) solo incluyen fichajes completados para mostrar datos precisos
- Las jornadas se agrupan por fecha mostrando todos los empleados para cada día
Gestionar solicitudes y aprobaciones
Revisa y gestiona las solicitudes de tus empleados.
- Accede a la sección 'Solicitudes' para ver todas las peticiones pendientes
- Las solicitudes pueden ser: modificaciones de fichajes, fichajes manuales o ausencias
- Haz clic en una solicitud para ver todos los detalles: motivo, fechas y adjuntos
- Revisa la información proporcionada por el empleado y verifica su validez
- Compara los datos solicitados con los horarios y registros existentes
- Aprueba la solicitud si es correcta o recházala indicando el motivo
- El empleado recibirá un email y notificación push en su dispositivo con tu decisión
- Las solicitudes aprobadas actualizan automáticamente los registros del sistema
Detalle de solicitud de ausencia
Revisar y aprobar/rechazar ausencia
Solicitado por
PendienteAna Martínez López
16/01/2025, 09:15
Detalles de la ausencia
Tipo de ausencia
Visita médicaFecha
17 ene 2025
Hora inicio
10:00
Hora fin
12:00
Motivo
Cita con el médico de familia para revisión anual. Adjunto justificante médico.
Archivos adjuntos
justificante_medico.pdf
0.45 MB
Generar reportes
Genera reportes detallados de fichajes, jornadas, vacaciones y proyectos.
- Accede a la sección 'Reportes' desde el menú lateral
- Selecciona el tipo de reporte que necesitas: fichajes, jornadas, vacaciones o proyectos
- Reporte de fichajes: muestra el total de horas trabajadas por usuario en el período seleccionado (requiere seleccionar un usuario específico)
- Reporte de jornadas: analiza días trabajados completos/incompletos, horas esperadas vs. reales, diferencias y horas sin categorizar (requiere seleccionar un usuario específico)
- Reporte de vacaciones: muestra los días de vacaciones solicitados y aprobados (puede ser para todos los usuarios o uno específico)
- Reporte de proyectos: detalla las horas trabajadas agrupadas por proyecto (muestra datos de todos los usuarios)
- Usa los filtros de fechas para seleccionar el rango temporal (inicio y fin)
- Selecciona un usuario específico en los reportes que lo requieren (fichajes y jornadas siempre requieren usuario, vacaciones es opcional)
- Los reportes se actualizan automáticamente al cambiar los filtros
- Exporta los reportes a CSV para análisis en Excel o a PDF firmado electrónicamente para inspecciones laborales
- Todos los reportes incluyen firmas digitales
Auditoría y trazabilidad
Consulta el registro completo de todas las acciones realizadas en el sistema.
- Accede a la sección 'Auditoría' desde el menú lateral
- Cada acción importante del sistema queda registrada automáticamente: creaciones, modificaciones y eliminaciones
- Filtra los registros por tabla (usuarios, fichajes, horarios, proyectos, etc.)
- Filtra por tipo de acción: crear, actualizar o eliminar
- Usa el filtro de fechas para revisar acciones en un período específico
- Busca por ID de registro, nombre de usuario o email para localizar acciones específicas
- Haz clic en cualquier registro para ver los detalles completos: valores anteriores, valores nuevos, IP y navegador
- Los registros incluyen información del usuario que realizó la acción o indican si fue una acción del sistema
- La paginación permite navegar por grandes volúmenes de registros (50 por página)
- Usa el botón 'Limpiar filtros' para resetear todos los criterios de búsqueda
- Los registros de auditoría se conservan durante 2 años por defecto para cumplir con requisitos legales
Puntos de fichaje compartidos
Gestiona puntos de fichaje para que los empleados puedan fichar desde dispositivos compartidos (tablets, ordenadores comunes).
- Accede a la sección 'Puntos de fichaje' desde el menú lateral
- Crea un nuevo punto de fichaje haciendo clic en '+ Nuevo punto de fichaje'
- Asigna un nombre descriptivo (ej: 'Recepción', 'Almacén', 'Oficina') y opcionalmente una ubicación
- El sistema genera automáticamente una URL única y un código QR para ese punto de fichaje
- Descarga el código QR o copia la URL para abrir el punto de fichaje en el dispositivo compartido
- Importante: Las URLs están protegidas contra copiado - solo funcionan cuando se abren desde el panel de administración o escaneando el código QR, no desde dispositivos personales de los empleados
- Añade los empleados que podrán usar ese punto de fichaje desde el botón 'Gestionar empleados'
- Los empleados asignados deberán configurar su PIN personal de 4 dígitos desde su perfil
- Cuando un empleado acceda al punto de fichaje, verá una lista con su nombre y podrá fichar introduciendo su PIN
- Cada fichaje queda registrado con firma electrónica, geolocalización e IP del dispositivo
- Puedes activar/desactivar un punto de fichaje desde el menú de acciones (tres puntos)
- Para visualizar el QR nuevamente, usa el botón 'Ver QR' en el menú de acciones
Listado de puntos de fichaje
Recepción Principal
Planta Baja - Entrada
15 empleados asignados
Almacén
Planta -1 - Área de carga
8 empleados asignados
Oficinas Administrativas
Planta 2 - Área de administración
12 empleados asignados
Notas importantes para administradores
- •Como administrador, eres responsable de la correcta configuración de la plataforma y el cumplimiento legal
- •Los registros de tiempo se conservan durante 4 años según la normativa laboral vigente (RDL 8/2019)
- •Revisa regularmente las solicitudes pendientes para mantener la motivación del equipo
- •Asegúrate de que todos los usuarios tengan horarios asignados para comparativas precisas