¿Sigues usando hojas de papel para el registro de jornada? En 2025, esta práctica no solo es ineficiente, sino que puede costarte una sanción de hasta 225.018€. La nueva normativa exige sistemas digitales y fiables.
Cambio normativo inminente
¿Es legal fichar en papel actualmente?
Lo que dice la ley sobre el registro de jornada
Técnicamente, el RDL 8/2019 no especifica el formato del registro. Sin embargo, la Inspección de Trabajo cada vez cuestiona más los sistemas en papel por:
Falta de fiabilidad
Los registros en papel pueden modificarse, perderse o deteriorarse. La Inspección exige sistemas que garanticen la integridad de los datos.
El sistema de registro debe garantizar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos consignados.
Imposibilidad de verificación
Un papel firmado no permite verificar cuándo se firmó realmente. Los sistemas digitales con firma electrónica incluyen marcas de tiempo inalterables.
Dificultad de conservación
La ley exige conservar los registros 4 años. Con papel:
- Riesgo de pérdida o deterioro
- Necesidad de espacio físico de almacenamiento
- Imposibilidad de búsqueda rápida ante inspección
- Coste de gestión documental
Las sanciones que te arriesgas
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima |
|---|---|---|
| Falta de registro | 751€ | 7.500€ por trabajador |
| Registro defectuoso | 751€ | 7.500€ por trabajador |
| No conservar registros | 751€ | 7.500€ por trabajador |
| Reincidencia | 1.502€ | 225.018€ |
Caso real
Papel vs. Digital: La comparativa definitiva
Evita esto
- Registros modificables y sin trazabilidad
- Pérdida de documentos por deterioro
- Horas de gestión manual cada mes
- Riesgo ante inspecciones
- Imposible acceso remoto para teletrabajo
Haz esto
- Datos inmutables con firma electrónica
- Almacenamiento seguro en la nube
- Automatización total del proceso
- Informes instantáneos para inspección
- Fichaje desde cualquier dispositivo
¿Qué exige la nueva normativa?
Requisitos que debe cumplir tu sistema
Tu sistema de registro debe garantizar:
- Fiabilidad: datos que no puedan manipularse
- Accesibilidad: disponible para trabajadores y representantes
- Conservación: almacenamiento seguro durante 4 años
- Trazabilidad: registro de quién y cuándo fichó
- Interoperabilidad: exportación de datos para inspección
¿Cuánto tiempo tienes para adaptarte?
La nueva normativa establece un período de transición, pero las empresas que no actúen ya están en riesgo:
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¿Tienes dudas sobre si tu sistema actual cumple la normativa? Contacta con nuestro equipo y te asesoramos sin compromiso.
